2023 3月 23 By astrill怎么下载 0 comment

Office 365 推出至今,很多人以为文书处理工具就是这样而已,但与过去相比,Office 365 系列中有不少好用的小功能,只是隐藏於其中稍微低调了些,所以比较没有人知道。这次来为大家介绍几个 PowerPoint 中几个你可能不知道,错过会很可惜的实用小功能,感恩 AI 让 PPT 变得更聪明!

你所不知道的 PowerPoint 隐藏小功能:设计构想、图片去背与投影片翻译

PowerPoint 是每个上班族、学生都会用到的简报工具,为了打造一份精美简报大家都要花不少时间,在 PowerPoint 里面其实有许多提高效率的小工具可以使用,这回就挑出三个来为大家介绍一下。

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设计构想

排版是一份简报中能否在第一眼就引人关注的重点,排版精良的简报能够让听众更认真地听取你的报告,也能更系统性地展示你的简报内容。在 Office 365 的 PowerPoint 中,有一项名为「设计构想」的功能,从名字听起来实在很普通,但实际用过之後还真不错,这次就分成「从零开始」与「简报排版」两个部分来教你怎麽用。

这个功能在哪里?
如果你一开始空白简报没有出现设计构想侧栏,你可以在「设计」页签中找到它。

从零开始
顾名思义也就是你才刚打开空白简报还没开始动作。进入简报编辑页面後,你会看到右边出现一个设计构想的侧边栏,只须点选这里就可以从中选择喜欢的简报格式,省去自己花时间设计的麻烦。

除了封面,在你新增简报内页後,设计构想部分也会有各种内页呈现的格式供你挑选使用,可以说是懒人简报的好帮手。

简报排版
如果你的简报中已经有内容,或是你习惯先做内容再来排版这也不要紧,在你输入内容时,设计构想部分已经在为你做准备。先看到封面部分,透过 AI 的襄助,AI 会从你输入的简报标题内容去建议比较适合的封面底图与设计,下面笔者也示范了几个例子,很明显看出标题分别为科技发展与家族旅游所建议的封面风格有所差异。

接下来看到内页部分,同样地,在右边的侧栏里面会依照你输入的内容呈现比较适合的排版建议,只要依照个人需要挑选就能使用。

图片去背

有些图片你想要放到简报中,但因为背景杂乱想要做去背工作,现在你不必开启 Photoshop 也可以在 PowerPoint 中做到!

1. 选择想要插入的照片、图片

2. 先点选照片,然後在「图片格式」页签中选择「移除背景」功能。

3. 利用左上角的工具把要保留或要移除的区域标示出来,以下面的图片为例,桃红色区块就是要移除的部分。

4. 标示完毕後,点选「保留变更」就完成图片去背罗!

翻译投影片

有时你的投影片并不是只有给本国语系的人看,又或是国外厂商寄来的外文投影片看得很吃力,在过去你可能必须借助另外的翻译网站或软体才能够阅读,现在在 PowerPoint 中就内建有翻译功能,下面笔者会针对「翻译指定段落与文字」和「翻译整份文件」两个部分来说明。

这个功能在哪里?
只需要在「校阅」页签中,点选「翻译」功能就能呼叫出翻译工具的侧栏。

翻译指定段落与文字
想要翻译指定的段落或文字,只需在呼叫出翻译工具侧栏後,将想要转换的部分反白起来,右边就会依照你设定的目标语言来翻译,如下图所示。基本上内建翻译工具在常用字词方面的翻译结果来说还颇容易阅读,让你看完整份简报更轻松。

翻译整份文件
虽然上面的文字段落翻译已经很厉害了,但如果整份简报多达数十页要你这样一段一段翻也实在很花时间,这时候就要借助 Microsoft 为 PowerPoint 推出的增益集「Presentation Translator」了!

1. 首先到 Microsoft 官方下载中心去下载并安装「Presentation Translator」。
【下载网页,点这里】

2. 安装完毕後重新开启 PowerPoint,你会发现在「投影片放映」的页签中多了一个「翻译投影片」功能。

3. 点选後会出现一个对话视窗,让你选择转译的语言,选好後按下「翻译投影片」并选择好档案存放的位置即可。

4. 它会将翻译後的文件以一份新的投影片进行存档,所以并不影响到原始档案,格式也不会跑掉,阅读起来也很流畅,选字部分也算是蛮精准的。下面大家可以比对一下原始文件与翻译成繁体中文後的内容,效果还真不错!

这些小技巧你学会了吗?往後如果还有更多小诀窍笔者也会整理出来分享给大家,希望能够让你对 Office 365 系列产品更了解,用起来也更得心应手!

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